La gestion de la documentation externe dans l’ingénierie

Une des spécificités des projets d’ingénierie est la multiplicité des intervenants et donc des interactions entre les sociétés. Ainsi, dans la majorité des grands projets d’ingénierie, le Prestataire retenu par le Client va devoir s’appuyer sur de nombreux acteurs externes, tels que des fournisseurs, des partenaires ou encore des bailleurs de Licences.

Si tous ces acteurs sont bien des acteurs externes du point de vue du Prestataire, la nature des interactions avec chacun d’eux se différencie par un facteur fondamental : la nature des relations contractuelles.

PLM-exemples

Gestion de la documentation externe : l’impact de la relation contractuelle

Ainsi, un fournisseur est, le plus souvent, sélectionné par le Prestataire en autonomie, ce qui induit une relation contractuelle claire impliquant un donneur d’ordre (le Prestataire) et un sous-traitant (le Fournisseur).

A l’opposé, la relation entre le Prestataire et un Bailleur de Licence est beaucoup moins limpide. La Licence étant généralement consentie directement au Client, la relation contractuelle entre le Prestataire et le Bailleur de Licence est le plus souvent inexistante (de manière directe tout du moins).

Malgré cette divergence de relations contractuelles, les interactions et les échanges d’informations entre le Prestataire et les acteurs externes revêtent dans tous les cas une importance fondamentale pour la conception, la réalisation et la livraison de l’ouvrage dans le respect des exigences du projet, acceptées par le Prestataire.

Or, la plupart du temps, le Client souhaite que l’ensemble de la documentation projet, ainsi que la supervision du processus documentaire, soient centralisées par le Prestataire. Celui-ci doit donc, en complément de la gestion de la documentation dont il a la charge, mettre en œuvre un processus de gestion et de pilotage de la documentation externe, afin d’endosser in-fine toute la documentation Projet à livrer au Client.

Gestion de la documentation interne VS gestion de la documentation externe : des différences d’ordonnancement

Si la gestion de la documentation interne et de la documentation externe met en œuvre les mêmes composants (phases de Préparation, de Production, de Revue, d’Acceptation et de Transmission), l’organisation et l’ordonnancement de ceux-ci au sein du processus global diffèrent.

Gestion documentaire et codification

Gestion de la documentation : phase de Préparation

Pour la gestion de la documentation interne, il est usuel de définir des listes prévisionnelles de documents, tenant compte des principes internes de constitution (types et nombres de documents pour chacun des jalons), de codification, de planification et d’allocation.

S’agissant de la documentation externe, il est dans les faits bien plus complexe d’imposer à des acteurs externes la constitution de la liste des documents, et encore d’avantage la codification de chacun. Et si cela se révèle déjà complexe avec des acteurs externes malgré une relation contractuelle bien établie, cela relève du miracle lorsque la relation n’est régie par aucun contrat direct.

Dans ce cas, il convient alors de recourir à une gestion des listes prévisionnelles des items d’informations (plutôt qu’à une gestion des listes prévisionnelles de documents).

Ces items d’Information (ex : informations sécurité, informations d’utilisation, spécifications…) correspondent aux thèmes pour lesquels une documentation est requise. Ils permettront au Prestataire de piloter l’avancement des livraisons d’informations tout en offrant à l’externe la liberté de maintenir son propre système de constitution et de codification des documents.

Lors de chaque livraison, l’acteur externe rattachera ainsi les livrables, constitués et codifiés selon ses propres procédures, à l’ensemble des items d’informations auxquels ils répondent. Cette association sera ensuite vérifiée par le Prestataire lors de la réception afin d’assurer un pilotage de l’avancement cohérent et partagé.

Gestion de la documentation : phase de Production

Si la production des documents internes est effectuée par les Disciplines sous responsabilité du Prestataire, la production de la documentation externe est sous la responsabilité de l’acteur externe, et donc non directement supervisée par le Prestataire.

Dans le cas de la documentation externe, la phase de Production se résume donc à la livraison des documents produits par l’acteur externe.

Gestion documentaire : production

Gestion de la documentation : phase de Revue

La phase de Revue est identique dans le cadre de la documentation interne et externe. En effet, quelle que soit la nature de la documentation, la phase de Revue peut impliquer des Disciplines internes, des Disciplines ou entreprises externes (Agences de Certification, Bureaux de Contrôle et d’Inspection…) ainsi que le Client.

Pour assurer une revue efficace, plusieurs points clés sont à mettre en œuvre. En particulier, la détermination automatique des intervenants selon des matrices de distribution, le calcul des délais associés et le pilotage de l’avancement de chacun des intervenants.

Gestion documentaire : acceptation

Gestion de la documentation : phase d’Acceptation

S’agissant de la phase d’Acceptation, qui précède systématiquement toute transmission, celle-ci a un même objectif s’agissant de la documentation interne et externe, mais une conséquence différente.

Quelle que soit la nature du document, l’objectif de la phase d’Acceptation est de prononcer l’utilisabilité du document (pour l’objet de sa révision : Ebauche / Pour Revue / Pour Construction…).

Dans le cas de la documentation interne, la conséquence de cette acceptation est d’autoriser ou non la transmission officielle du document. La non acceptation d’un document interne ayant pour conséquence de bloquer le processus de transmission et initie un cycle de révision supplémentaire.

Dans le cas de la documentation externe, la conséquence est différente dans le sens où le statut apposé ne bloque pas la transmission du document (le document avec son statut devant à minima être retourné officiellement à son émetteur). En revanche, tout comme pour la documentation interne, le statut apposé au travers du processus d’acceptation peut être initiateur d’un cycle de révision supplémentaire.

Mais une nouvelle fois, la nature de la relation contractuelle qui lie le Prestataire et l’acteur externe joue un rôle fondamental. Car, si l’exigence d’une révision supplémentaire en cas de commentaires majeurs est le plus souvent régie par contrat avec les Fournisseurs, l’exigence d’une révision supplémentaire sera beaucoup plus complexe à obtenir si aucun contrat ne le prévoit.

Gestion de la documentation : phase de Transmission

La phase de Transmission consiste à diffuser officiellement un ensemble de documents à l’ensemble des destinataires internes et externes prévus par les Procédures Projets dans le respect des règles de Confidentialité. Dans ce sens, la phase de Transmission est donc rigoureusement identique pour les documents internes et externes. Seuls les règles de routage et actions associées, définies dans les matrices de distribution, changent selon les typologies de documents.

Gestion de la documentation interne et externe : automatiser ne veut pas dire complexifier

Si des nuances existent donc pour la gestion de la documentation interne et externe, un pilotage efficace doit reposer sur un processus simple, jalonné de phases précises, afin que celui-ci soit assimilé par tous les acteurs. Dans l’idéal, ce processus est supporté par une solution logicielle documentaire, qui automatise le dispatch des actions et l’ensemble des calculs d’avancement afin de proposer un reporting fiable.

Mais l’automatisation des processus ne signifie pas les complexifier ! La tentation des circuits de revue ou d’acceptation automatisés ultra complexes, selon une multitude d’étapes, de boucles, et d’intervenants n’a qu’une conséquence : augmenter le risque de goulets d’étranglements et faire exploser les temps de cycle.

Ainsi un logiciel de gestion documentaire (GED, EDMS, PLM) adapté aux grands projets apporte de vrais atouts pour supporter, automatiser et sécuriser ce processus. think project! accompagne de nombreux leaders de l’ingénierie et de la construction face à ces enjeux et capitalise bonnes pratiques et retours d’expériences grâce à sa spécialisation dans la gestion des grands projets d’infrastructures.

Etudes de cas

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