Gestion des flux documentaires et document control

Contexte du document control : flux et processus documentaires

Le nombre et la criticité des interactions et des processus d’échanges entre les différentes sociétés dans le cadre des projets d’ingénierie viennent de deux facteurs principaux :

  • chaque acteur (client, maître d’œuvre, société d’ingénierie …) interagit avec de nombreux partenaires générant ainsi de multiples flux d’échanges
  • et chacun de ces flux engendre de très nombreux échanges de documents et d’informations qui doivent répondre à des exigences de formalisme et de confidentialité

Les services d’ingénierie ont donc besoin de faciliter l’accès des différents acteurs et de gérer des projets impliquant des flux documentaires en augmentation constante tout en assurant la sécurité et des processus documentaires : suivi des responsabilités, cycle d’approbation, documents avec une valeur contractuelle… Les problématiques de Vendor Document Management et de third party document management, c’est à dire de maîtrise des échanges d’informations avec les partenaires et sous-traitants sont des enjeux centraux dans les grands projets d’infrastructures et d’EPC. La maîtrise de la multitude de flux d’informations conditionne la réussite d’un grand projet !

La gestion des flux documentaires, des processus documentaires et des workflows documentaires dépasse ainsi le cadre d’une simple GED, DMS (Document Management System) ou référentiel documentaire. Elle nécessite une vraie stratégie de maîtrise et de contrôle des flux documentaires, et impose d’avoir des solutions EDMS dédiées aux grands projets d’infrastructures.

Les flux sans solution adaptée : 

Enjeu de la gestion des flux documentaires
>
0
% du temps
des cadres est utilisé pour rechercher ou diffuser une information (cf Gartner)
>
0
millions d'€
sont perdus par an par les entreprises de 1000 salariés qualifiés, à la recherche d'informations inexistantes, qu'ils ne retrouvent pas ou à recréer les informations manquantes (source IDC)
>
0
%
des entreprises voient l'amélioration du partage et de la circulation de l'information comme un moyen de gagner en compétitivité
0
%
de l’information circulant dans les projets d’ingénierie est matérialisée sous forme de documents

Les principes de gestion des workflows et processus documentaires

Un document d’entreprise est rédigé à des fins de transmission et de capitalisation. Celui-ci évolue au fur et à mesure de l’avancement du projet et en fonction des remarques des utilisateurs.

La principale difficulté réside dans ce processus d’évolution et de maintien à jour.

Un processus de gestion documentaire (ou workflow documentaire) maîtrisé passe par plusieurs étapes fondamentales, que sont :

  • la rédaction du document,
  • la revue et le traitement des avis avant diffusion,
  • l’obtention de la validation
  • la diffusion
  • Le recueil des commentaires des utilisateurs
  • La mise à jour jusqu’à l’obtention de l’acceptation du client

L’ensemble des avis, qu’ils soient recueillis de manière spontanée ou sollicitée, avant ou après diffusion, par les émetteurs ou les utilisateurs, constituent autant de contributions qui alimenteront un nouveau cycle.

Le cycle d’approbation, de validation et de diffusion varie selon les projets, mais l’exemple à droite montre à quel point c’est un élément central des projets dont il faut assurer une gestion efficace et sécurisée.

Exemple de processus documentaire

Workflow documents

Les principes de document control pour structurer les flux documentaires :

  • Colonne vertébrale du système d’information projet : interconnecter les informations et les différentes applications pour en tirer une vue consolidée. Les données et les documents sont ainsi liés entre les applications mais ne sont pas dupliqués.
  • Organisation des flux : structurer les étapes fondamentales dans un processus, de la rédaction à la diffusion en passant par la revue et le traitement des avis.
  • Gestion des workflows et des cycles de relecture : créer, partager, organiser et suivre remarques et modifications efficacement sans altérer le document.
  • Validation, approbation, proof reading et signature électronique : assurer le cycle de vie en gérant les états d’un document par un processus de validation adaptable selon sa « criticité ».
  • Garantir l’intégrité du document par l’intégration de la signature électronique dans le processus de validation.
  • Automatiser la transmission des documents : sécurité et traçabilité des diffusions des documents garantis grâce à des matrices de diffusion adaptables pour chaque projet.
  • Traçabilité et suivi des délais : indicateurs et outils de reporting permettant une vue de l’avancement des travaux et la comparaison en temps réel avec les listes prévisionnelles.

Les bénéfices des logiciels de document control et de processus documentaires :

Project Document Control : voir au-delà du fichier en tant que document

Gérer les données uniquement sous forme de documents limite les synthèses d’informations et les analyses d’impacts. Dans la gestion d’une infrastructure, gérer la documentation applicable à un instant donné ou relative à des équipements est donc essentiel et nécessite d’identifier les relations entre les documents et les autres éléments du référentiel. La gestion des flux documentaires s’ouvre alors sur la gestion des configurations documentaires et des équipements.

Le logiciel EDMS dédié aux grands projets d’infrastructures et d’ingénierie de think project! permet aux entreprises industrielles d’accéder à tout moment à une information technique pertinente. A chaque étape du projet, chaque acteur impliqué a accès à l’information dont il a besoin. L’information est toujours à jour, disponible en permanence, et évolutive dans le temps : il s’agit non seulement de centraliser toute l’information du ou des projets, mais aussi de la structurer et de la distributuer aux différents intervenants selon des circuits et des processus précis.

La technologie de gestion de configuration propriétaire de think project! assure la liaison entre des données “vivantes” et permet de gérer des arbres d’information structurée et de chainer les documents. Grâce à cette organisation, chaque document peut être disponible en version originale à différents endroits de l’arborescence. De plus, chaque lien entre deux documents peut lui-même porter de l’information ce qui permet de gérer un ensemble d’information multidimensionnel et vivant.

Document control

Etudes de cas

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