GEDT – Gestion Électronique de Données et Documents Techniques

La GED ou Gestion électronique de document  : la première étape

Dans les domaines de l’ingénierie, de la construction ou de la gestion de patrimoine immobilier, 80% de l’information qui circule est matérialisée sous forme de documents. La gestion de la documentation dans des formats très diversifiés est donc la première étape pour gérer la connaissance liée aux infrastructures et aux projets : éditer, modifier, partager les documents tout en conservant leur cohérence et leur fiabilité.

Le document n’est pas alors un simple fichier informatique : le contenant du document, c’est à dire la fiche documentaire qui dispose des informations d’identification, et son contenu, c’est à dire le ou les fichiers informatiques (AutoCAD, bureautiques, photos, vidéos…) doivent à la fois être différenciés et liés entre eux.

Centralisation des données

Pour répondre à cette première étape, notre logiciel propose un référentiel central qui dispose de toutes les fonctions d’un logiciel d’EDMS (Electronic Document Management System), de logiciel GED (Gestion Electronique de Documents) ou d’un SEDI (Système d’Echanges de Données Informatique) :

  • Centraliser et organiser tous les documents quel que soit leur format
  • Tracer l’historique des documents
  • Organiser les flux d’échanges
  • Assurer la confidentialité en interne et en externe
  • Piloter le cycle de vie complet des documents
  • Gérer les versions, les indices et les états
  • Accéder aux documents par des recherches plein texte, des plans de classement ou selon les propriétés des documents
  • Visualiser au travers de visualiseurs adaptés à chaque format
  • Annoter les documents sans les altérer et assurer la traçabilité des annotations et leur suivi
  • Déclarer, catégoriser, qualifier et suivre la prise en compte des commentaires
  • Piloter les cycles de validation, de relecture, d’approbation et de diffusion
  • Gérer les alertes et les abonnements

La GEDT : la deuxième étape

La réussite des projets d’ingénierie impose de ne pas se limiter à gérer les données sous forme de documents, mais de disposer en complément d’une granularité de l’information plus importante en identifiant les données liées aux équipements, aux installations et aux projets.

Le modèle de données de notre logiciel est flexible afin de s’adapter aux besoins des entreprises et de s’enrichir au fur et à mesure des nouveaux besoins. Il gère ainsi tous types d’objets et d’articles, ainsi que les fiches et les champs qui y sont liés. Tout comme pour les documents, notre logiciel structure et pilote le cycle de vie des données et plus particulièrement leurs évolutions dans le temps. Il permet en particulier de gérer les versions successives et assure la traçabilité de ces modifications.

Chaque type d’article peut avoir son propre cycle de vie, c’est-à-dire ses propres états et ses propres processus associés.

Les documents et les données peuvent être créés en interne, être facilement importés et être organisés en dossiers virtuels complexes permettant de gérer de véritables arborescences ou « configurations ». De plus, pour une gestion des données et documents efficace, l’accès aux informations est soigneusement contrôlé par des droits qui dépendent de l’utilisateur mais également du statut de l’article dans son cycle de vie.

La GED et GEDT au service de la production documentaire

Grâce à ses fonctions de génération automatique de documents et des connecteurs avec les outils bureautiques et les logiciels de CAO les plus utilisés, notre solution logicielle de gestion de données et de documents accélère et organiser la production de vos documents.

Parfaitement intégrés à Microsoft Word et à Microsoft Excel, les connecteurs Office permettent de créer et d’éditer des documents facilement à partir des modèles validés et de les ranger directement dans le référentiel central. Ils permettent ainsi de garantir une bonne cohérence et un partage efficace des documents, surtout face à un volume important de données.

Les Connecteurs AutoCAD et Microstation disponibles dans notre logiciel permettent aux utilisateurs des produits Autodesk AutoCAD et Microstation de bénéficier d’un véritable outil de gestion et d’intégration, sans effort et sans ressaisie, de l’ensemble des données issues du logiciel de CAO dans le référentiel central.

L’utilisation de modèles de documents permet d’assurer la cohérence des documents et d’initialiser directement les entêtes, titres, et informations qui peuvent être récupérées à partir des données du référentiel :

  • Lien bi-directionnel entre les champs du plan ou du document et les informations du PLM
  • Gestion centralisée des documents Office et CAO
  • Accès aux fonctions de recherche du référentiel au travers des logiciels bureautiques et CAO
  • Gestion de modèles de documents Office et CAO
  • Gestion des références externes de documents et des Xrefs dans le cas de documents CAO
Gestion électronique de document

Au-delà de la GED et de la GEDT

Notre solution assure ainsi de conserver un environnement global cohérent et de travailler dans ses outils du quotidien sous le contrôle du logiciel de PLM. Grâce à ses fonctions de gestion de données et de production documentaire, l’outil évite les re-saisies, et donc les pertes de temps et les risques d’erreurs, et facilite la production documentaire.

Cependant, dans les projets d’ingénierie, il ne s’agit plus seulement de gérer des documents mais aussi leurs cycles de vie, les flux, les signatures ou les modifications. Les logiciels de GED arrivent rapidement aux limites de leur capacité. Ils ne gèrent pas efficacement la transmission automatisée des dossiers, les collections de plans, le respect des délais contractuels, le suivi des jalons, les responsabilités en cas d’accident, les applicabilités…

C’est pourquoi notre logiciel intègre plusieurs briques technologiques complémentaires en plus de la GED et de la GEDT afin de proposer une réponse complète à la gestion de documents et de données dans les projets d’ingénierie :

Comment gérer les données techniques et les documents ?