Dossier : Optimiser la gestion des documents et des flux dans les projets – voir au-delà de la GED

La gestion des flux documentaires en ingénierie

Les services d’ingénierie gérent des projets impliquant des flux documentaires en augmentation constante et doivent assurer la traçabilité et la sécurité des échanges. L’accès, le partage et la diffusion des informations par les intervenants doivent être simples, rapides et sûrs.

Mais si les principes de gestion documentaire relèvent de pratiques logiques et connues, ils sont souvent mal maîtrisés et rarement supportés par des logiciels et des procédures adaptés. Les logiciels de GED arrivent rapidement aux limites de leur capacité dans les projets. Ils ne gèrent pas efficacement la transmission automatisée des dossiers, les collections de plans, le respect des délais contractuels, le suivi des jalons, les responsabilités, les applicabilités…

Bien au-delà d’un outil de stockage et de partage, la maîtrise des flux documentaires est le moyen d’assurer un contrôle complet des opérations et des projets.

Ce livre blanc présente les impératifs nécessaires pour mettre en place une telle solution : de la vision stratégique jusqu’aux méthodes et bonnes pratiques à implémenter.

Sommaire du livre blanc :

  • Impératif N°1 : Mettre en place une colonne vertébrale du Système d’Information projet
  • Impératif N°2 : Organiser les flux d’échanges dans les projets
    • #1: vue d’ensemble du processus
    • #2: cycles de relecture et gestion des commentaires et annotations
    • #3: cycles de validation et d’approbation
    • #4: diffusion et transmission des documents
  • Impératif N°3 : Assurer la confidentialité des informations dans un environnement multi-projets
  • Impératif N°4 : Piloter l’avancement et suivre les attendus
    • #1: suivi des listes prévisionnelles
    • #2: gestion des attendus documentaires
    • #3: piloter le processus contractuel et les exigences
  • Impératif N°5 : Organiser les dossiers, les livrables et les configurations documentaires
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