Une communauté d’Agglomération optimise sa gestion des plans liés à son patrimoine bâti

Pour cette collectivité, la Direction Bâtiments et Energies (DBE) assure les missions de réalisation et d’entretien des bâtiments de la collectivité :

  • Conception & Réalisation, maîtrise d’ouvrage et maîtrise d’oeuvre
  • Maintenance préventive, évolutive et corrective
  • Réparation & Dépannage

La Direction Bâtiments et Energies produit, reçoit, fournit et partage des plans numériques de bâtiments, au sein de ses différents services et aussi avec les prestataires extérieurs

Pourquoi cette collectivité a choisi d’utiliser le logiciel PLM et GED de think project! France ?

Les bases informatiques utilisées par cette collectivité ne supportaient plus le nombre croissant de plans et d’utilisateurs et ne permettaient pas une gestion efficace des plans :

  • Plusieurs bases de données sans lien entre elles
  • Fiabilité des plans insuffisante (écarts par rapport à la réalité du terrain)
  • Délai de chargement des plans trop long
  • Outils utilisés limités en terme d’ouverture à d’autres types de plans
  • Manque de traçabilité dans les outils utilisés (pas d’historique des versions,…)
  • Ajout des plans et mise à jour non automatiques

De plus, le nombre et la diversité des acteurs (chefs de projet, ingénieurs, dessinateurs, architectes, conducteurs de travaux, métreurs, techniciens, prestataires extérieurs…), nécessitaient une modernisation et une fiabilisation des outils informatiques.

Dans le cadre de sa recherche d’un logiciel de gestion du patrimoine immobilier adapté à leurs enjeux, cette collectivité a choisi think project! France parmi plusieurs progiciels, pour sa capacité à répondre en standard à ses exigences et ses besoins d’évolution et de paramétrage.

Gestion des plans de la collectivité locale

Un logiciel de gestion des plans pour les missions de réalisation et d’entretien des bâtiments de la collectivité

L’application utilisée pour répondre aux besoins de cette collectivité permet d’organiser et de structurer les plans de tous les bâtiments communaux ainsi que des documents techniques et administratifs.

L’application répond aux critères de la gestion par projet en vigueur à la Direction Bâtiments et Energies et favorise l’interopérabilité avec d’autres progiciels (Interfaçage avec les données de référence patrimoniale et d’affaires).

L’outil permet une organisation métier qui favorise la synergie entre les acteurs, harmonise les pratiques et renforce l’efficacité.

Les fonctionnalités métier pour la gestion des plans de la collectivité

think project! France offre de nombreuses fonctionnalités répondant aux besoins métiers de la Direction Bâtiments et Energies :

  • Import et Export des données
  • Gestion des annotations
  • Montée en version, extraction / rangement, historique
  • Gestion de l’archivage des plans
  • Suivi des visas des chefs de projets
  • Confidentialité et sécurité des données
  • Gestion des diagnostics amiantes, des plans d’évacuation et de pièces graphiques diverses
  • Interfaçage avec les outils de référence patrimoniale et d’affaires
  • Gestion des rapports de contrôles techniques

Respect de la charte graphique par les intervenants internes et externes de la collectivité

La conformité des plans à une charte graphique est essentielle pour assurer leur lisibilité, leur homogénéité et leur exploitation. L’application de think project! France permet de vérifier et détecter les erreurs sur les plans d’après une charte graphique prédéfinie. Pour tous les plans validés du référentiel, le degré de conformité  à la charte graphique de la Direction Bâtiments et Energies est connu.

Une collectivité alertée en cas de retard

Le système détecte automatiquement l’échéance de la date prévisionnelle de fin de travaux. Il envoie alors une alerte par e-mail à la personne ayant réservé le plan. La Direction Bâtiments Energie peut ainsi suivre les échéances des travaux et le chargement correspondant des plans.

Processus de validation pour cette communauté d’agglomération

L’application dispose d’un processus de validation métier qui intègre :

  • La vérification automatique de la charte graphique
  • Le suivi des différentes annotations
  • La génération automatique d’un PDF de chaque plan correspondant à la mise en page du plan dans AutoCAD
  • La notification des différents acteurs de l’effectivité de la validation
  • La  Direction Bâtiments et Energies optimise l’échange d’informations en automatisant ses procédures.

Les bénéfices du logiciel de gestion des plans pour cette collectivité

Ce projet a permis de répondre aux problèmes posés par les précédents outils, et plus que cela, il a apporté :

  • Un référentiel unique pour l’ensemble de l’information
  • Une diminution des coûts associés à la gestion papier
  • Une fiabilité des documents et un respect de la charte graphique
  • Une organisation et une structuration des procédures
  • Une optimisation du taux de couverture des bâtiments en termes de plans
  • Une maîtrise de l’information pour les projets
  • Une facilité d’accès à l’information

Ce projet de mise en place d’un logiciel de gestion des plans du patrimoine s’inscrit dans le cadre des évolutions de culture de la Direction Bâtiments et Energies : plus de fiabilité, de coordination et d’efficacité.

Le retour sur investissement est direct : diminution des coûts associés à la gestion papier, optimisation du taux de couverture des bâtiments, coordination des différents acteurs, respect des procédures, fiabilisation des plans et de leur utilisation…