Energéticien : suivre les échanges et améliorer la qualité des plans

Cet opérateur de réseaux construit, exploite, entretient et renouvelle un réseau électrique de plus de 14000 km, desservant plus de 400 communes. Sa mission quotidienne est d’assurer à ses clients la qualité, la sécurité et l’efficacité du réseau dans le respect de l’environnement. Chargé de la gestion du réseau de distribution d’électricité, il garantit un accès transparent et non discriminatoire aux différents utilisateurs du réseau, qu’ils soient consommateurs ou producteurs.

Quels enjeux ont mené à la mise en place d’un logiciel de suivi des échanges et de la qualité des plans ?

Au sein de la Direction Technique  de ce distributeur d’électricité, le département Expertise et Soutien au Système d’Information du Distributeur gère la cartographie du réseau électrique et de télécommunications. Les travaux de réseaux sont réalisés directement par l’énergéticien ou par l’intermédiaire de sous-traitants. Les relevés topographiques sont assurés par des cabinets de géomètres qualifiés.

Afin de disposer d’un suivi précis des échanges et d’améliorer la qualité des plans, le département technique a souhaité mettre en place un outil informatique de gestion des plans.

Les objectifs initiaux étaient de :

  • Centraliser tous les échanges de plans sur une même plateforme
  • Tracer les échanges et contrôler les flux de documents
  • Partager les informations nécessaires avec les sous-traitants (entreprises et géomètres)
  • Assurer un contrôle qualité très poussé des plans reçus
  • Disposer d’un outil évolutif

Après consultation des offres du marché, la solution de think project! France a été retenue pour sa capacité à gérer des processus évolués, son caractère évolutif et sa facilité de prise en main par le client.

Qualité des plans SIG chez un énergéticien

Présentation de l’application de gestion des échanges de plans internes et externes

L’application de think project! France dans le cadre de ce projet, gère les échanges de plans AutoCAD relatifs à la cartographie du réseau (fonds de plan, plans de réseaux) et les processus documentaires. De nombreux workflows ont été mis en place afin d’automatiser et tracer les processus internes et externes. A cela s’ajoutent des fonctionnalités métiers comme le contrôle de charte graphique, l’interaction avec le SIG pour récupérer les numéros d’affaires et faciliter la création des dossiers.

L’interface simple et adaptée au métier de chaque utilisateur facilite l’utilisation de l’application par de nombreuses typologies d’acteurs (chargé d’affaires techniques, coordonnateur de travaux, dessinateur, géomètre, chargé d’affaires, entreprises de travaux électriques…)

Phase 1 : la gestion des fonds de plans

La première phase avait pour objectif d’améliorer la mise à jour des fonds de plan du SIG et de gérer les commandes avec les cabinets de géomètres. L’application de suivi des plans et des échanges centralise ainsi toutes les informations nécessaires à la mise à jour du fond de plan du SIG dès qu’une extension ou modification de réseau se réalise.

Au lancement d’un chantier, si le fond de plan de la zone de travaux n’est pas à jour, l’utilisateur en charge des travaux réalise une demande de mise à jour via l’application. Cette demande est automatiquement transmise à une équipe dédiée qui rassemble toutes les demandes et crée un dossier à destination d’un géomètre. L’estimatif du coût du dossier est calculé en utilisant le barème de prix stocké dans l’application. Ce dossier contient notamment le(s) fichier(s) de référence à mettre à jour par le géomètre.

Une commande est alors adressée à un géomètre. Cette commande contient tous les dossiers à traiter (avec leurs fichiers). Une fois les relevés topographiques réalisés, le géomètre renvoie à l’énergéticien les plans mis à jour sur lesquels la charte graphique est automatiquement vérifiée.

L’équipe en charge du dossier reçoit alors une notification demandant de valider la mise à jour et  après validation, importe les plans dans le SIG. Tous ces échanges sont entièrement tracés : dates, acteurs, documents… afin de disposer d’un reporting efficace.

Toutes ces actions sont structurées autour de 5 types de workflows :

  •  Demande de mise à jour de fond par le chargé d’affaires, les dessinateurs
  • Création de dossier de mise à jour
  • Commande multi-dossiers
  • Livraison du géomètre
  • Import SIG

Phase 2 : la gestion des plans de recolement d’ouvrage

Cette seconde phase étend l’application à la gestion des plans de récolement du réseau électrique (postes, lignes aériennes, câbles souterrains, armoires de distribution, coffrets de branchement…) : 15 entreprises externes sont éligibles pour réaliser les travaux sur le terrain.

Lorsqu’un projet terrain est lancé, un processus permet de transmettre le fichier AutoCAD exporté du SIG, à l‘entreprise en charge de la réalisation. Suite aux travaux terrain, l’entreprise met à jour le plan et le dépose dans l’application.

Ce mode de fonctionnement permet des contrôles très poussés à plusieurs niveaux : contrôle automatique de la charte graphique, contrôle du coordonnateur du chantier par rapport aux travaux terrain, validation de l’agent technique d’exploitation et contrôle du dessinateur avant l’intégration dans le SIG.

Cette validation est importante car il est essentiel de disposer d’une cartographie exacte des réseaux posés sur le terrain  à la fois pour respecter les contraintes réglementaires (DR/DICT), et pour améliorer l’exploitation et l’évolution du réseau au jour le jour.

De plus, l’application permet à l’énergéticien de disposer de tableaux de bord métiers comme par exemple le suivi du nombre de refus de plan par entreprise sur une période donnée.

Les bénéfices de cette application de suivi des échanges et d’amélioration de la qualité des plans

Poursuivant sa collaboration avec think project! France, le distributeur d’électricité a migré début 2011 son application GEDT vers la dernière version. L’énergéticien est assuré de pouvoir supporter les prochaines versions CAO car en tant que partenaire d’Autodesk, think project! France adapte ses solutions en fonction des évolutions d’AutoCAD.

Avec think project! France , le gestionnaire de réseaux a répondu à son besoin initial d’amélioration de la qualité des plans et de leur homogénéité, mais a aussi acquis d’autres bénéfices.

Les plus qui ont été identifiés sont :

  • Amélioration de la qualité des plans et de leur homogénéité
  • Automatisation des processus
  • Traçabilité des actions (dossiers en cours, plans sortis, en attente…)
  • Suivi du travail des sous-traitants
  • Solution évolutive pour répondre aux nouveaux besoins
  • Prise en main facile du l’application tant au niveau de l’utilisation que du paramétrage